Management | 16.10.2018

5 Tipps für effektive Meetings

Vielredner, die sich nicht stoppen lassen, Zuhörer, die nicht mehr zuhören, und Probleme, für die es immer noch keine Lösung gibt: Besprechungen können jede Menge Zeit und Nerven kosten, wenn sie aus dem Ruder laufen. Wie es gelingt, die Teilnehmer auf Kurs zu halten.

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Foto: ulrichw/pixabay

TIPP 1: Verschiedene Meeting-Typen einführen.
Den täglichen „Check-in“, zu dem sich das Team bei Arbeitsbeginn zusammenfindet, um den Tagesablauf zu besprechen und die Arbeit aufzuteilen. Eine wöchentliche Besprechung (Jour fixe) von etwa 60 Minuten Dauer, die vor allem der gegenseitigen Information dient. Eine monatliche Strategiebesprechung, die den Handlungskorridor vorgibt. Eine vierteljährliche Manöverkritik, die der Erfolgskontrolle dient und Veränderungen in Gang bringt.

TIPP 2: Den Nutzen des Meetings herausstellen.
Die Teilnehmer müssen verstehen, warum das Meeting gebraucht wird ud müssen wissen, wozu die einzelnen Punkte auf der Tagesordnung stehen: Gibt es etwas zu entscheiden, zu beraten oder zu informieren? Die Teilnehmer sollten auf den Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ verzichten und das Problem bereits möglichst präzise beschreiben. Das erleichtert die Vorbereitung. Der letzte Punkt auf der Tagesordnung sollte „Feedback zum Meeting“ heißen. Es geht dabei um die Frage, welche Besprechungserfahrungen die Teilnehmer gesammelt haben und was sie davon in das nächste Treffen hinüberretten wollen.

TIPP 3: Besprechungsregeln festlegen. Eine Regel, die einen reibungsloseren Ablauf garantiert, kann lauten: „Wir reden nicht über Dinge, die im Meeting nicht geklärt werden können, weil noch Informationen fehlen.“ Oder: „Wer im Meeting nicht mehr gebraucht wird, darf gehen.“

TIPP 4: Verschiedene Rollen definieren.
Wenn drei oder mehr Personen zusammenkommen, sollte einer das Gespräch leiten. Dieser Moderator bringt das Team dazu, die Tagesordnung „abzuarbeiten“, während der Vorsitzende die Tagesordnung erstellt und die Mitarbeiter zur Besprechung einlädt. Die Aufgabe des Zeitmanagers besteht darin, den Themen oder Rednern bestimmte Zeiten zuzuteilen und darauf zu achten, dass diese Vorgaben auch eingehalten werden. Und der Protokollführer fasst die Ergebnisse der Besprechung zusammen: Wer macht was bis wann und zu welchem Zweck?

TIPP 5: Methoden der Gesprächssteuerung einsetzen
Die Moderatoren können das Gespräch lenken, indem sie bestimmte Methoden anwenden. Das kann unter anderem durch besondere Fragetechniken und das Zusammenfassen von Zwischenergebnissen geschehen. Oder durch „emotionales Doppeln“: Wenn zwei Besprechungsteilnehmer aneinandergeraten, schildert der Moderator die Anliegen der beiden in eigenen Worten und versucht so zu vermitteln.